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Wie dir dein virtueller Assistent (VA) zum reibungslosen Tagesablauf verhilft

· Virtueller Assistent,Transkription,E-Mail-Management

Wird deine tägliche To-Do-Liste täglich größer und nicht kleiner? Halten dich kleine, tägliche Aufgaben davon ab, wichtigere Projekte abzuschließen? Bist du ständig frustriert, überfordert und gestresst, weil du versuchst alles gleichzeitig zu bewältigen? Wenn ja, dann solltest du dir überlegen einen virtuellen Assistenten ins Boot zu holen, sodass er dir einige dieser kleinen, aber wichtigen täglichen Aufgaben abnehmen kann. Du wirst nicht nur mehr Zeit haben, die du in größere Projekte stecken kannst, sondern auch im Laufe des Tages mehr Zeit für dich selbst haben. Mit all dieser „gewonnenen“ Zeit kannst du ins Fitnessstudio gehen, dich mit einem Freund zum Mittagessen verabreden, tagträumen oder einfach mal ein wohlverdientes Mittagsschläfchen machen.

Kalender- und E-Mail-Management

Anstatt den ganzen Tag wertvolle Zeit damit zu vergeuden, deinen Kalender oder deine Inbox zu konsultieren, warum nicht diese Aufgaben an deinen virtuellen Assistenten abgeben? Gib deinem VA Zugriff auf deinen Geschäftskalender, damit er (oder sie) deine persönlichen und beruflichen Termine aktualisieren und terminieren sowie wichtige Eckdaten, wie deinen Geburtstag oder den deiner Mutter, eintragen kann.

Sobald es Änderungen in deinem Tages- oder Wochenplan gibt, kann dir dein VA eine E-Mail oder SMS schicken, um dich darauf aufmerksam zu machen und du entsprechend darauf reagieren kannst. Solltest du den ganzen Tag unterwegs sein, entweder in Kundenmeetings, auf Geschäftsreise oder einfach bei einer kurzen Auszeit, um dich auf ein gewisses Projekt zu konzentrieren, kann dein VA dir den Kalender aktualisieren, damit du alle Zeit hast, die du brauchst.

Dies sollte dir erfahrungsgemäß mindestens 30 Minuten am Tag oder mehr einsparen, je nach deiner Kalenderlage.

Das gleiche gilt ebenso für E-Mail-Nachrichten. Dein Assistent kann deine E-Mails tagsüber checken und könnte dich warnen, sollte irgendetwas Dringendes auftreten und deine sofortige Aufmerksamkeit benötigen. Außerdem kann dein Assistent deine Nachrichten in die passenden Ordner stecken, Spam- oder Marketing-Nachrichten löschen, um deine Inbox blitzbank und aufgeräumt zu hinterlassen.

Wenn du möchtest, dass dein VA gewissen Kunden und Kollegen antwortet, kannst du es ihm zeigen. Die paar Minuten, die du in die Erklärung der E-Mail-Aufträge steckst, können dir später bis zu 1-2 Stunden am Tag sparen, je nachdem, wie viele E-Mails du am Tag bekommst. Diese Zeit kannst du wiederum dazu nutzen, Probleme zu lösen, dein Unternehmen weiter auszubauen oder persönlichen Themen nachzugehen.

Diktat und Transkription

Eine weitere Möglichkeit am Tag Zeit zu gewinnen ist das Diktieren von Briefen, E-Mails und anderer schriftlicher Kommunikation (Blogposts, Webinhalte, Berichte, etc.). Diese Schriftstücke jeglicher Art kann dein virtueller Assistent für dich transkribieren. Wenn du schneller sprichst als du tippst, warum nicht Informationen abschnittsweise, je nach Zeit, diktieren und dann alles per mp3-Datei über einen Google Drive-Ordner an deinen Assistenten schicken, sodass er alles für dich in Text umsetzen kann?!

Durch das Diktieren von Informationen, die du aufgeschrieben haben möchtest, kannst du dir unzählige Stunden Arbeit ersparen, die du sonst damit verbracht hättest, auf den leeren Bildschirm zu staren und zu hoffen, die richtigen Worte zu finden. Du kannst zum Beispiel neue Ideen und Konzepte egal wo und wann diktieren, wann immer dir eine Idee in den Sinn kommt: beim morgendlichen Spaziergang, möglicherweise am Wochenende, im Urlaub oder wenn du nach Hause vom einem Kundengespräch kommst. Diese Informationen kommen dann alle schön heruntergeschrieben als Text wieder zurück, damit du sie weiter verwenden und versenden kannst.

Du siehst, ein virtueller Assistent kann dir helfen, einen großen Batzen an Stunden einer Arbeitswoche einzusparen, da diese kleinen, aber wichtigen Aufgaben, für die du keine Zeit und Muße mehr haben möchtest, für dich erledigt werden.

Wie wäre es mit ein wenig Aufatmen und weniger Stress an deinen Arbeitstagen? Nimm Kontakt auf und erfahre, wie dir ein virtueller Assistent helfen kann. Möchtest du ein paar praktische Tipps, wie du den richtigen VA für dich findest? Dann trage dich ein und hole dir den Quick Guide zum passenden VA!

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