Bevor du einen virtuellen Assistenten (VA) beauftragst, ist es wichtig, sich vorher darüber zu informieren, wer er ist und wie er arbeitet. Abgesehen von einem Skype- oder Telefongespräch, gibt es vier Tipps, wie du deinen Top-VA aussuchst, sodass du deinen Businessablauf so schnell wie möglich optimieren kannst.
Überprüfe Websites
Bevor du ein Interview mit einem potenziellen VA ausmachst, schaue dir vorher seine Website an. Achte genau darauf, dass jede Seite die korrekten Schreibweisen und Punktsetzungen enthält. Wenn du viele Schreibfehler oder falsche Satzstrukturen entdeckst, streiche diese Person von deiner Liste und recherchiere weiter. Guck dir auch genau die persönliche Seite sowie den Geschäfts- und Bildungshintergrund der Person an. Bekomme ein Gefühl für den VA, indem du dir die „Über mich“-Seite oder andere Quellen, die du findest, durchliest.
Professionalität (oder der Mangel davon)
Schätze vor, während und nach dem Interview ein, wie professionell der VA herüberkommt und wie gut er auf deinen anfänglichen Einsatz reagiert hat. Wenn ein VA zu lange braucht, um zu antworten oder einige Fragen zur Arbeitserfahrung oder speziellen Tätigkeiten ganz ignoriert, dann solltest du auch in diesem Fall weitersuchen.
Beachte, dass der VA dich und deine Anforderungen genauso behandelt, wie er auch dich, deine Kunden und Klienten behandeln wird. Zum größten Teil ist dein VA auch das Aushängeschild für dich und dein Business. Wenn er einen schlechten Eindruck macht oder unprofessionell handelt, so wird es auch dir nachgesagt werden.
Erfahrung und Fähigkeiten
Finde genau heraus, wie ein VA dein Business verbessern kann. Frage spezifische Fragen zu seinem beruflichen Werdegang und seinen Fähigkeiten. Erkundige dich auch nach Systemen und Software, die er nutzt, sodass du dir sicher bist, jemanden mit der passenden Erfahrung einzustellen. Das spart dir auch langfristig wertvolle Zeit bei der Eingewöhnung deines VAs.
Abhängig vom VA-Typ, den du brauchst, frage auch tiefgründig nach bestimmten Fähigkeiten wie z. B. Website Management, Erstellung von Inhalten, Social Media Management, Transkription, Online-Recherchen, Dateneingabe oder auch Buchhaltung. Im Idealfall ist es hilfreich, einen VA nehmen, der prompt die meisten Fähigkeiten abdeckt, die von dir benötigt werden.
Frage immer nach Referenzen, vor allem damit du vor einer Zusammenarbeit eine Art von Beweis für die Arbeitsqualität des VAs hast, sei es in Form von verständlichen Empfehlungsschreiben oder Lob auf der Website. Diese Referenzen können zumindest zu einem bestimmten Grad bezeugen, ob der VA ehrlich seine Erfahrungen und Fähigkeiten darstellt. Außerdem können dir Referenzen einen Einblick darüber geben, wie es ist, mit der Person zu arbeiten und wie professionell er mit seinen Klienten und Kunden umgeht.
Erreichbarkeit
Die Frage nach der Erreichbarkeit des VAs ist eine sehr wichtige, da er überall auf der Welt leben und arbeiten kann. Zum Beispiel, wenn du jemanden brauchst, der zeitnah auf Kundenfragen und Klientenanfragen eingeht, ist ein lokaler VA (jemand der in deiner Zeitzone oder nahe dran wohnt) richtig. Wenn du jemanden suchst, der deine Buchhaltung regelmäßig betreut oder mit anderen täglichen Aufgaben behilflich ist, wie zum Beispiel beim Management von Social Media-Profilen, dann muss der VA nicht unbedingt in der gleichen oder ähnlichen Zeitzone leben.
Bestimme auch, ob du einen VA brauchst, der Vollzeit oder Teilzeit für dich arbeitet. Einige VAs haben mehrere Klienten, sodass ihre Zeit begrenzt ist. Nimm jemanden, der sich gut auf deinen Terminkalender einstellen kann.
In den meisten Fällen weißt du nach wenigen Interviews, wen du einstellen solltest. Wenn du eine besondere Verbindung zu einer Person spürst, oder die Persönlichkeiten gut zusammenpassen, solltest du deiner Intuition folgen. Es ist definitv möglich, den besten VA für dein Business zu finden, besonders wenn du von Anfang an klar kommunizierst, was du erwartest.
Wie wäre es mit ein wenig Aufatmen und weniger Stress an deinen Arbeitstagen? Nimm Kontakt auf und erfahre, wie dir ein virtueller Assistent helfen kann. Möchtest du ein paar praktische Tipps, wie du den richtigen VA für dich findest? Dann trage dich ein und hole dir den Quick Guide zum passenden VA!
